Os Rituais     Bem Estar

Quem é que pode afirmar perentoriamente que consegue conciliar, na perfeição, o papel de profissional com o de pai(mãe) ou amigo(a) dedicado(a)? Já algum dia procurou encontrar estratégias para tornar o seu dia um pouco mais produtivo? Porque não fazer da gestão do tempo parte dos seus hábitos de vida?!

Ritual: Procure deixar algum tempo de intervalo entre as tarefas que planeia. Assim, perante algum imprevisto (que todos temos!) terá alguma flexibilidade para se reorganizar mantendo os níveis de stress mais controlados.

O tempo assume cada vez mais um papel essencial em todas as dimensões da nossa vida. Com frequência passamos o dia atarefados, a correr de um lado para outro, constantemente dominados pela convicção de que o dia é sempre demasiado curto para as exigências que nos surgem. No final de muitos desses dias, tão-pouco é incomum a sensação ou o breve pensamento: “Estou esgotado(a)…! E fiquei com a sensação que o dia foi pouco produtivo…”.

Sendo “a falta de tempo” um dos dramas crónicos das sociedades modernas, influindo diretamente no equilíbrio eficiente da nossa vida profissional com a pessoal, poderia esta ser facilmente colmatada com uma gestão racional da nossa agenda pessoal combinada com uma gestão sensata do nosso esforço real.

Na realidade, basta pararmos para pensar no facto de que o ser humano naturalmente gastará numa tarefa o tempo que tiver disponível para a realizar. Ora, se gerirmos esse tempo de uma forma mais acertada (impondo hábitos e limites sensatos na organização desse tempo) provavelmente isso permitir-nos-á ser sujeitos mais produtivos e maximizar as nossas competências a nível profissional mas também pessoalmente.

Para evitar que estas situações aconteçam com tanta frequência e, especialmente, para que consiga reservar algum tempo diário para si próprio(a) – afinal de contas, a sua saúde e o seu bem-estar são fundamentais para que tudo o resto corra bem – existem algumas rotinas que podem ser implementadas através de um plano adequado de gestão do seu tempo. Aceita o desafio?

A CONSIDERAR:

• Comece por avaliar o seu ritmo biológico natural. É mais produtivo nos horários da manhã ou nos períodos da noite? Quando se sente com mais energia ao longo do dia? Quais os momentos do dia em que sente que há uma “quebra” de ritmo (ex. depois das refeições, depois de realizar atividade física)? Qual a altura do dia que gosto de ter livre, só para mim? Ao reconhecer estas oscilações, mais facilmente entenderá porque é que para algumas pessoas pode não ser acertado estipular tempos de estudo seguintes à hora de almoço…
• Tenha em atenção as suas características e hábitos pessoais em termos de gestão do seu tempo: Qual o seu perfil? Tem por hábito adiar uma tarefa até ao seu limite máximo? É aquele tipo de pessoa que se propõe a fazer tudo mas, muitas das vezes, nem metade consegue concretizar? Normalmente trabalha com um plano de ação de base ou sente ser relativamente indisciplinado na organização das suas tarefas diárias?
• Atribua maior importância à organização do seu espaço de trabalho! Este pode ser um dos fatores determinantes para que as suas tarefas se tornem mais frutuosas, minimizando perdas de tempo na procura de um papel ou evitando elementos distractores. Por norma, está rodeado do que é estritamente necessário para dada tarefa? É frequentemente interrompido no seu local de trabalho? Haverá outro sítio onde se sinta menos suscetível a distrair-se aquando da realização de tarefas mais exigentes?
• Tenha em conta a noção de “otimismo no tempo”, ou seja, a dificuldade em sermos absolutamente realistas quanto ao tempo que verdadeiramente necessitamos para levar a cabo alguma tarefa. É que frequentemente tendemos a fazer sub-estimações acerca do tempo de pensamos precisar. Na prática, sugerimos que acrescente 1/3 de tempo à totalidade daquele que previa para a execução de determinada tarefa (acrescentando assim, um pequeno espaço para imprevistos e interrupções incontornáveis).
• Não dispense uma agenda pessoal, seja ela eletrónica ou em papel. A sua organização constituirá o primeiro passo para ordenar e realizar as tarefas de forma rentável.
• Organize o seu dia de forma a resolver, em primeiro lugar, os problemas que mais o preocupam. Ao tratar primeiro dos assuntos mais penosos, tudo o que lhes seguirá será tido como mais agradável. Definir e contrabalançar os objetivos pessoais e profissionais pode ser uma ótima ajuda inicial (O que vou fazer em primeiro e último lugar? Quando? Como? Porquê? O que deixei por fazer da semana passada?).
• Seja realista no estabelecimento dos seus objetivos e metas a atingir, estipulando prazos sensatos e ponderados. Para isso, poder-lhe-á ser bastante útil a distinção e ordenação entre tarefas importantes (aquelas que vão contribuir diretamente para os seus objetivos) e as urgentes (aquelas que têm um prazo de finalização imediato).
• Explore a sua capacidade para dizer “não”! A dificuldade em rejeitar algumas solicitações que nos são dirigidas pode levar-nos ao excesso de trabalho, com consequente falta de produtividade. Pare para pensar um pouco antes de aceitar novas tarefas e tome em conta o conceito de delegação (afinal de contas, é humano não podermos fazer tudo e bem ao mesmo tempo). Será este trabalho absolutamente urgente? Terei neste momento recursos, disponibilidade ou capacidade para o fazer de uma forma competente? Posso fazê-lo agora ou priorizar outros aspetos mais importantes?
• Já pensou em aproveitar convenientemente os tempos de transição (os conhecidos “tempos mortos”)? Experimente fazer as contas: imaginemos que por dia passa 10 minutos em transportes ou eventualmente em momentos de espera (de uma consulta, de uma reunião, de uma pessoa, etc). Se nestas circunstâncias aproveitar esse tempo para adiantar trabalho, organizar a agenda pessoal ou simplesmente desfrutar da leitura de um livro ou para ouvir música, no final da semana acumulará 60 minutos em atividades importantes.
• Organize o seu dia de forma a resolver, em primeiro lugar, os problemas que mais o preocupam. Ao tratar primeiro dos assuntos mais penosos, tudo o que lhes seguirá será tido como mais agradável. Definir e contrabalançar os objetivos pessoais e profissionais pode ser uma ótima ajuda inicial (O que vou fazer em primeiro e último lugar? Quando? Como? Porquê? O que deixei por fazer da semana passada?).
• Seja realista no estabelecimento dos seus objetivos e metas a atingir, estipulando prazos sensatos e ponderados. Para isso, poder-lhe-á ser bastante útil a distinção e ordenação entre tarefas importantes (aquelas que vão contribuir diretamente para os seus objetivos) e as urgentes (aquelas que têm um prazo de finalização imediato).

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